En España, para que el trabajo sea legal, una persona ha de declarar oficialmente si es autónomo o trabaja por cuenta ajena. Cada modalidad tiene sus ventajas e inconvenientes, aunque los riesgos son considerablemente mayores en quienes regentan su propio negocio. Con independencia de su envergadura y de la actividad económica que desarrollan, las empresas (PYMES o no) están apostando últimamente por implementar programas informáticos que permitan gestionar de forma automática labores que hasta el momento se venían tramitando manualmente. En este artículo te explicamos en qué consiste un software gestión de proyectos y qué ventajas ofrece.
¿En qué consiste un programa de gestión de proyectos?
El software que se destina a la gestión de proyectos es uno de los tipos de sistemas ERP más frecuentemente utilizados en las empresas. Los sistemas ERP son softwares que automatizan procesos tales como la emisión de las nóminas de los empleados. A través de una única plataforma, los empleados conectan con proveedores y clientes, lo que facilita la comunicación, reduce tiempo de espera y agiliza el funcionamiento de la compañía. Normalmente, estos programas disponen de una aplicación móvil que, una vez instalada en el dispositivo, dan la posibilidad de acceder a la plataforma de la empresa en cualquier momento y desde el lugar que se desee, una ventaja muy conveniente si la compañía admite la modalidad de teletrabajo.En líneas generales, los sistemas ERP se organizan en dos categorías: los de recursos humanos y los de gestión de proyectos. Para el caso nos interesan estos últimos. Los programas de gestión de proyectos, a grandes rasgos, se definen por relacionar áreas de información y documentación dentro de la misma empresa, proporciionar estadísticas que muestran los resultados de los análisis automáticamente realizados en tiempo real, ejecutar seguimientos que muestren procentajes de pérdidas y ganancias, etc.
¿Qué ventajas ofrece?
Interfaz intuitiva
Son programas diseñados para resultar sencillos en su manejo por cualquier usuario. Las actualizaciones se instalan en poco tiempo.
Optimización de proyectos
Los cambios que se produzcan en los proyectos que la empresa lleve a término (por ejemplo: nuevas estrategias que se deseen aplicar) se pueden ajustar fácilmente desde el propio proyecto, para que los procesos queden ajustados a los nuevos propósitos y necesidades de la compañía.
Mejorar la planificación empresarial
Permite diseñar organigramas en los que incluir las tareas, los materiales, las operaciones, los productos, los servicios… que integren cada proyecto de la empresa. Además, los análisis que realiza en tiempo real proporcionan una buena fuente desde la que poder predecir la trayectoria de la empresa en relación al mercado económico. De este modo, el negocio puede anticipar ciertos comportamientos de la clientela y actuar en previsión.
Control de costes
Se puede calcular los gastos, los beneficios y el margen del que dispone la empresa.
Automatización
Facilita la gestión automática de flujos de información, ahorra tiempo en trabajos repetitivos, disminuir costes en aquellas labores para las que ya no se requiere personal físico… Alinea personas, procesos y conocimiento.
Plataforma personalizable
El programa para gestión de proyectos es completamente personalizable: se puede configurar una y otra vez, modificar sus parámetros, añadir y eliminar secciones, crear bases de datos con información de proveedores, empleados y clientes… En definitiva, adaptarlo a la actividad económica de cada negocio y potenciar aquellas funcionalidades que pueden impulsar el negocio. Por ejemplo: en el caso de un ecommerce, una de estas funcionalidades podría ser la que gestiona los envíos automáticos recurrentes.
Algunos beneficios adicionales:
- Centralización de los datos de la empresa en una única plataforma.
- Se evita información duplicada.
- Comunicación dirigentes-empleados-proveedores-clientes mucho más fluida.
- Facilita la gestión de empresas en vías de expansión.
