En este momento donde el teletrabajo está presente en muchas empresas, Docuten eSign permite realizar firmas legales y seguras directamente.
La aplicación oficial de Docuten para los ERPs de Microsoft, Docuten eSign, ya se encuentra disponible a través de App Source de Microsoft. Esta aplicación supone la integración de las funcionalidades de firma digital de la plataforma Docuten al entorno de Microsoft Dynamics, permitiendo a los usuarios enviar y recibir documentos PDF para firma digital a través de la plataforma Docuten.
Docuten eSign nace de la colaboración entre Innova Advanced Consulting como Microsoft ISV Development Center y proveedor especializado de soluciones y servicios de Microsoft Dynamics, y Docuten como especialista en firma electrónica con importantes clientes como Desigual, Louis Vuitton, Estrella Galicia o Cabify.
La firma digital, un formato legal y seguro
La firma digital es una marca en formato digital que identifica de manera inequívoca a la persona que acepta el contenido del documento, garantiza la integridad del documento firmado y asegura el no repudio. Su regulación viene establecida en el Reglamento Europeo (Nº910 / 2014) de Firma Electrónica eIDAS donde se consolida lo relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas. Con el objetivo de asegurar unas transacciones electrónicas seguras, fiables y de fácil uso, el reglamento establece los distintos formatos de firma contemplados; como son la firma con OTP (One-Time Password), la firma biométrica, la firma cualificada o la firma con certificado en la nube.
Docuten eSign, integración con los ERP de Microsoft
Docuten eSign es una firma digital legal y segura que cumple con el Reglamento Europeo, así como otras legislaciones internacionales, para asegurar la plena validez legal de la misma. Asimismo, contempla los distintos formatos de firma contempladas en la legislación elDAS.
A través de su integración con los ERP de Microsoft, esta plataforma SaaS permite la firma y gestión de todo tipo de documentos a través de cualquier dispositivo con conexión a internet.
Como usuario podrás crear documentos PDF desde cualquier report de Microsoft Dynamics 365 Business Central o Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations y/o utilizar la funcionalidad Drag & Drop para enlazar documentos a cualquier entidad del sistema (como por ejemplo un cliente, proveedor o artículos) y poder enviarlos posteriormente para su firma digital a través de la plataforma online de Docuten. Docuten eSign ayuda a enviar y controlar todo el proceso de firma, así como descargar los documentos PDF ya firmados.
La transformación digital del ciclo completo de firma de documentos genera un flujo de trabajo rápido, eficiente y sostenible; eliminando los soportes físicos y reduciendo el uso de consumibles a la vez que facilita la movilidad del espacio de trabajo y la posibilidad del teletrabajo.
Docuten eSign está disponible para Microsoft 365 Business Central, Microsoft 365 Finance & Operations, distintas versiones de Navision y AX.
Hablamos con el equipo de Marketing y Comunicación para conocer mejor esta útil herramienta, en un camino, el de la digitalización, que es inevitable para todas las empresas que quieran tener futuro.
¿Cuánto ha aumentado el uso de la firma digital desde el confinamiento?
Desde el 16 de marzo, día que se promulgó el estado de alarma y hasta el día 12 de abril, con respecto al mismo periodo del 2019, Docuten ha observado que los documentos enviados a firmar desde su plataforma han aumentado en un 76%, mientras que los accesos a su app han incrementado en un 235,83%.
La industria de la alimentación, principalmente empresas productoras de alimentos, y de la construcción, sobre todo de compañías de tamaño medio-grande, son los sectores que más han estado usando estos servicios. En ambos casos, Docuten ha notado una subida de más del 2000% con respecto al mes anterior. Es decir, más de 20 veces lo que estos sectores firmaban con anterioridad. Mientras que, en el sector de la sanidad, en particular el caso de los centros sanitarios, Docuten ha observado una subida de casi el 800%.
¿Qué facilidades tiene usar Docuten en la firma digital de las empresas?
Con esta solución de firma digital los clientes pueden enviar a firmar, firmar y almacenar todo tipo de documentos de forma legal y segura cumpliendo a la perfección con la normativa digital europea como eIDAS. La firma digital optimiza los tiempos administrativos, lo que supone un ahorro de dinero, a la vez que reduce el uso de consumibles y soportes físicos, haciendo de las empresas entidades más sostenibles. Por otro lado, al contar con un Tercero de Confianza como Docuten, se eleva la imagen de marca y se multiplican los niveles de confianza de proveedores y clientes.
Además, su total integración con los ERPs de Microsoft agiliza el flujo de trabajo interno de la empresa.
¿Qué protocolos de seguridad usa?
La validez legal de la firma digital está recogida en el Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica, eIDAS, así como en otras legislaciones internacionales. Docuten cuenta con todos los tipos de firma legales recogidos en este reglamento y la garantía de ser un garante europeo. Este cumplimiento de las directrices garantiza que los documentos firmados a través de Docuten resultan documentos seguros y legales; los cuales identifican al firmante de manera inequívoca, garantizan la integridad del documento firmado y aseguran el no repudio del mismo.
Una vez pasado el confinamiento, más allá de la firma digital, ¿cuáles serás los procesos de digitalización que las empresas deberán afrontar en la mayor brevedad posible?
Una vez finalice el confinamiento todas las tecnologías que faciliten la movilidad de los empleados y el acceso a la información a tiempo real para la toma de decisiones serán los siguientes retos que todas las empresas siguen teniendo que afrontar y solucionar.
